Una carta de reclamo & amp; amp; nbsp; es una carta persuasiva enviada por un cliente a una empresa o agencia para identificar un problema con un producto o servicio y también puede denominarse carta de queja.& amp; amp; nbsp;
Por lo general, una carta de reclamo se abre (y a veces se cierra) con una solicitud de ajustes, como un reembolso, reemplazo o pago por daños, aunque puede preferirse un párrafo de apertura cordial sobre la transacción o el producto.
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Como método de redacción comercial, las cartas de reclamo se envían como una forma de comunicación legalmente vinculante que puede servir como evidencia si un reclamo se lleva a los tribunales. En la mayoría de los casos, no se requieren comparecencias ante el tribunal porque el destinatario del negocio generalmente redacta una respuesta en forma de una carta de ajuste de & amp; amp; nbsp, que resuelve el reclamo.
Elementos principales de una carta de reclamo
La mayoría de los profesionales de negocios y académicos están de acuerdo en que una carta de reclamo básica debe incluir cuatro elementos centrales: una explicación clara de la queja, Una explicación de qué conflicto ha causado esto o las pérdidas sufridas por ello, Un llamamiento a la honestidad y la equidad, y una declaración de lo que consideraría un ajuste justo a cambio.
La precisión en la explicación es fundamental para que el reclamo se resuelva de manera rápida y efectiva, por lo tanto, un redactor de reclamos debe proporcionar tantos detalles sobre la defectuosidad de un producto o la falla en el servicio recibido, incluyendo fecha y hora, el monto es costo y recibo o número de pedido, y cualquier otro detalle que ayude a definir exactamente qué salió mal.
El inconveniente que ha causado esta falla y un atractivo para la humanidad y la compasión del lector y los apostadores son igualmente importantes para obtener lo que el escritor quiere del reclamo. Esto proporciona al lector la motivación para actuar de inmediato en la solicitud del escritor y los apostos para rectificar la situación y mantener al cliente como cliente.
Como R.C. Krishna Mohan escribe en & amp; quot; Correspondencia comercial y redacción de informes & amp; quot; que en orden & amp; quot; para asegurar una respuesta rápida y satisfactoria, generalmente se escribe una carta de reclamo al jefe de la unidad o al departamento responsable del error.& amp; quot; & amp; amp; nbsp;
Consejos para una carta efectiva
El tono de la carta debe mantenerse al menos a nivel informal de negocios, si no formal de negocios, para mantener una profesionalidad en la solicitud. Además, el escritor debe redactar la queja con el supuesto de que la solicitud se otorgará una vez recibida.
L. Sue Baugh, Maridell Fryar y David A. Thomas escriben en & amp; quot; Cómo escribir correspondencia comercial de primera clase & amp; quot; que debe & amp; quot; hacer su reclamo con precisión y tacto, & amp; quot; y que es mejor & amp; quot; evitar amenazas, acusaciones o pistas veladas sobre lo que hará si el asunto es rápido;.& amp; quot;
La amabilidad recorre un largo camino en el mundo del servicio al cliente, por lo que es mejor atraer a la humanidad del destinatario al indicar cómo el problema lo ha afectado personalmente en lugar de amenazar con boicotear a la empresa o calumniar su nombre. Los accidentes ocurren y se cometen errores & amp; # x2014; no hay razón para ser incivilizado.
& amp; # x203A; Inglés
